WPS Office邮件合并功能介绍

邮件合并功能介绍

邮件合并是将一个主文档与一个数据源相结合，从而生成多个具有相似格式但内容不同的文档或邮件的功能。主文档包含了所有文件共有的固定内容和格式，如邮件的通用正文、信函的抬头和落款等；数据源则包含了变化的信息，通常以表格形式存在，如 Excel 表格或 Outlook 联系人列表，其中每一行代表一个记录，每一列代表不同的字段，如收件人姓名、地址、邮箱等。

本文主要以WPS Office（2025春季更新版本）为例介绍此功能。如需了解邮件合并功能应用场景及Microsoft Word邮件合并功能，请查看文末往期推荐。

准备工作

本文以WPS Office软件为例，演示如何通过邮件合并功能群发邀请邮件。

• 需要准备一张Excel表格用作数据源，表格中包含下图所示的人员基本信息，其中“电子邮件地址”是必需项。

• 需要安装Outlook邮件客户端（WPS目前暂不支持其他邮件客户端），本文以Outlook 2019为例。Outlook客户端需要提前配置账户（IMAP/SMTP类型账户即可），用于发送电子邮件。Outlook客户端配置方法可以参考文末往期推荐。

WPS 邮件合并功能演示

1. 打开WPS Office，新建 - 文字 - 空白文档。

2. 切换到“引用”选项卡，可以看到“邮件合并”功能入口。单击“邮件合并”图标。

3. 单击“打开数据源”，选择准备好的演示数据源Excel文件。

然后选择Excel表格中的工作表，以本文为例，选择Sheet1，单击“确定”。

4. 单击“收件人”按钮，选择数据源中收件人数据，默认处于全部勾选状态。

5. 单击“插入合并域”，在弹窗中选择“数据库域”，单击对应的域项即可插入正文。

编辑正文，并在正文区域插入对应的域项，最终效果如下（红色标出的代表插入的合并域）：

6. 单击“查看合并域数据”即可预览合并之后的效果。单击“上一条”、“下一条”等按钮可以切换查看数据条目的合并效果。

7. 单击下图所示“邮件发送”按钮。

在弹出的“合并到电子邮件”窗口中（好熟悉的界面，和Microsoft Word几乎一致）完善如下内容：

• 单击“收件人”下拉框，选择数据源中代表电子邮件地址的数据列（示例中列名为“邮件地址”）。

• 输入“主题行”内容。

• 选择邮件格式为“HTML”

• 发送记录选择“全部”

单击“确定”按钮即可调用Outlook客户端发信。

8. 在Outlook 已发送文件夹中可以看到发出的邮件效果，如下图所示。

至此，WPS Office 邮件合并功能演示完毕。

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