无纸化会议的兴起

无纸化会议是基于局域网、专网或移动互联网的智能会议交互系统，运用通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化，其特征是，文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。

探索阶段：20世纪90年代，随着计算机技术的初步发展，人们开始探索使用电子设备来替代传统的纸质文件和会议记录。最初的无纸化会议系统主要是基于个人电脑和局域网的，通过电子邮件和文件共享等方式来实现会议文件的分发和共享。

推广阶段：2003年，“无纸化会议”概念由联合国非政府组织委员会提出，旨在通过全电子模式运作会议管理，以减少纸张消耗，提高会议效率。2010年1月1日，联合国全面推行会议文件的“无纸化”使用和管理。迈入21世纪后，无纸化会议趋于成熟，主要依赖于局域网和特定的硬件设备。

普及阶段：2010年之后，随着互联网、云计算、移动技术的快速发展，无纸化会议逐渐走向云端化和移动化。自2013年起，无纸化会议系统亮相全国两会，随后全国范围内的政府会议陆续开始使用。目前，无论是大会议室还是小会议室，一线城市还是二三四线城市，无纸化会议系统在各行各业的使用都呈现出普及化趋势。

现代的无纸化会议系统不仅支持文档电子化、实时协作和共享，还融入了更多的智能化功能，如智能语音识别、语义分析、智能推荐等。

核心功能主要是实现会议签到、人名导位、文件分发和上传、文件同步演示、投票表决，手写批注、呼叫服务、语音字幕显示，远程视频会议等，也可实现对于移动平板客户端的MDM（Master Data Management 主数据管理）管控模式，且支持windows、iOS、安卓，鸿蒙、 linux、麒麟、统信、中科方德国产化等多平台混合组网使用。

以前，会议多是以会议室为中心，围绕会议室进行人会联动的，如今采用数据互通来服务个人，真正实现以人为中心。例如，结合会议信息（系统筛选参会人员并安排会议议程）、议项信息（查阅签到、投票、视频会议画面）、历史痕迹（查看历史批注等收藏资料）、资料推送（通过门户网站等方式将资料推送到个人账号或特定显示设备上）等功能来组会。

无纸化会议发展至今，衍生出不同的部署方案以适用于各类型企业，中小型企业偏向于购买成熟型产品，如购买无纸化会议系统厂商的公有云或局域网产品，以减少投入成本。然而，大型企业出于考虑数据安全性、企业产品化等因素，更倾向于形成私有化部署及定制开发的方案，如在企业内部部署服务器，并与企业内部的数据港、OA等平台对接，建设出一套适用于本企业的独立系统。

如今，无纸化会议系统发展已较为成熟，私有化部署方案可根据企业内部员工量级及使用人数来确定系统的部署模式，多见于集群冗余部署模式，服务器集群负载均衡模式可实现系统的高可用，避免因单点故障而导致系统不可用的情况。

此外，无纸化会议系统支持与企业内部各应用平台及会议室系统对接，方便日常办公，提高用户体验。并且可在手机或平板上安装管控程序，使运维人员可随时随地支持会议，实现统一管控，降低运维成本。

目前，无纸化会议系统厂商与各视频会议品牌合作（如华为、宝利通、腾讯会议、Zoom、钉钉等），深度兼容对接视频会议系统，在不改变用户使用习惯的前提下，实现一键创会，并在会议中实现多人同时交互控制，提高会议效率及质量。系统可采用虚拟化云桌面部署，支持公有云、私有云以及混合云的部署方案，增加了无纸化会议的使用场景和模式，如在分支机构或互联网环境远程参会等。

高效性：通过数字化的文件管理和交互协作，大幅缩短了沟通时间，尤其针对远程参会人员。与会者可以在系统中快速上传、下载和查阅各类会议资料，如文档、PPT、图片等，无需再进行繁琐的纸质文件整理和分发。电子白板、实时批注、投票表决等功能，为参会者提供了更加便捷的交流方式。使得会议讨论更加深入、高效，能够快速聚焦问题核心，提高会议的效率和质量。

环保性：无纸化会议有效减少了纸张的使用，降低了能源消耗和环境污染，符合当前社会的绿色、环保理念。

互动性：无纸化会议系统支持音视频传输和多媒体展示，可以实现参会人员之间的实时互动和交流。同时，丰富的互动功能，如投票、问答、讨论等，增强了会议的互动性和参与度，调动了与会者的积极性。

降低成本：无纸化会议系统的初期投入可能会比较高，但是从长远来看，它能够为企业节省大量的成本。传统的会议模式需要大量的纸质材料、印刷设备和人力成本，而无纸化会议系统则能够将这些成本降到最低。

终端形式多样化：常见的显示设备有液晶升降会议终端、翻转式液晶终端、平板式终端、台式会议终端等，其中超薄液晶升降屏及移动平板已成为主流，为以人为中心的会议理念提供了更多的便利。

无纸化会议系统经历了从萌芽到广泛应用、再到不断创新和提升的过程。随着科技的不断进步和社会需求的日益多元化，它将继续发挥其在提高会议效率、减少资源浪费、促进环保等方面的积极作用。

未来，云计算技术的发展将为无纸化会议系统提供更加稳定、高效的数据存储和计算服务，支持更加多样化的应用场景，5G通信技术的普及将进一步提升其传输速度和体验质量。

无纸化会议系统或将深度融入人工智能技术，实现更加智能化的会议体验。其结合视频会议的模式将人们从单一的会议室参会带到了可随时随地多元化沟通的时代，随着科技的不断发展，全息影像、3D、空气屏幕等虚拟技术可能会被用于现实的会议中，也许不久的将来，人们办公、参会不再需要笔记本电脑、纸笔等工具，一个口袋大小的盒子就可以满足所有需求。

图片来源于百度

作者丨田翠