Microsoft Word 邮件合并功能介绍

什么是邮件合并？

邮件合并是将一个主文档与一个数据源相结合，从而生成多个具有相似格式但内容不同的文档或邮件的功能。主文档包含了所有文件共有的固定内容和格式，如邮件的通用正文、信函的抬头和落款等；数据源则包含了变化的信息，通常以表格形式存在，如 Excel 表格或 Outlook 联系人列表，其中每一行代表一个记录，每一列代表不同的字段，如收件人姓名、地址、邮箱等。

本文主要以Microsoft Word 2019版本为例介绍此功能，其他版本使用方法大同小异。

邮件合并功能应用场景

邮件合并功能主要是为了避免了手动重复输入大量相似内容的工作，可快速生成大量个性化文档或邮件。通常用于如下场景：

• 商务沟通：用于发送个性化的商务信函、产品推广邮件、询价函、合作邀请等。

• 证书制作：企业或机构制作员工工作证、各类获奖证书、奖状等，可将员工或获奖者信息与证书模板合并，快速生成个性化证书。

• 标签和信封打印：批量打印产品标签、活动邀请函信封等，从数据源中提取产品信息或收件人地址姓名等，准确快速地完成打印。

• 报表和文档生成：销售部门生成销售报告、结算单据，人力资源部门制作员工档案等，都可通过邮件合并将相关数据填充到模板中，生成个性化文档。

本文主要介绍通过邮件合并功能批量发送邀请函的场景。需搭配Outlook邮件客户端使用。

邮件合并功能演示

准备工作：本文以Microsoft Word 2019、Outlook 2019 软件为例，演示如果通过邮件合并功能群发邀请邮件。

• 需要准备一张Excel表格用作数据源，表格中包含下图所示的人员基本信息，其中“电子邮件地址”是必需项。

• Outlook客户端需要提前配置账户（IMAP/SMTP类型账户即可），用于发送电子邮件。配置方法可以参考文末往期推荐。

1. 打开Word 2019，新建空白文档，切换到“邮件”选项卡。

2. 单击“开始邮件合并”，选择“邮件合并分步向导...”。通过向导方式，可以更容易理解整个过程。

3. 在界面右侧向导栏选择“电子邮件”，单击“下一步：开始文档”。

4. 选择“使用当前文档”，单击“下一步：选择收件人”。

5. 选择“使用现有列表”，单击“浏览...”选择创建好的Excel数据源表格。

然后选择Excel表格中的工作表，以本文为例，选择Sheet1。

在弹出的邮件合并收件人框中，默认表格内的条目都处于选择状态，单击“确定”即可。

6. 返回向导，单击“下一步：撰写电子邮件”。

7. 切换光标到word文档正文区域，单击“插入合并域”，选择需要要入的数据域。

8. 然后编辑正文内容，插入其他合并域内容，示例如下（红色内容表示插入的合并域）。

9. 正文编辑完成后，单击右侧向导“下一步：预览电子邮件”。

10. 通过 << 和 >> 箭头可以切换预览每个邮件正文内容，也可以单击“排除此收件人”按钮排除掉当前收件人。最后单击“下一步：完成合并”。

11. 在完成合并窗口，单击“电子邮件...”按钮。

在弹出的“合并到电子邮件”窗口中完善如下内容：

• 单击“收件人”下拉框，选择数据源中代表电子邮件地址的数据列（示例中列名为“邮件地址”）。

• 输入“主题行”内容。

• 选择邮件格式为“HTML”

上述内容处理完成后，单击“确定”按钮。至此，Word软件上操作结束。

12. 打开Outlook 2019，可以看到Word已经将邮件组装完毕，放到Outlook的发件箱中，如下图所示：

打开其中一封邮件查看内容示例如下：

13. 单击Outlook “发送/接收所有文件夹”按钮进行邮件发信操作。信件发送完毕后，可以在“Sent Items”中看到已发送的邮件。

14. 进入收件人邮箱，检查邮件是否有正常收到。至此，邮件合并处理完毕。

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