如何管理科室的文档

每个医院的信息科应该都会遇到文档管理的困扰。虽然鼓励在 Wiki 或其它知识库软件上进行文档管理，但每个月正常的工作输出还是会产生很多的各种文档。

比如开会会有会议纪要，发通知会有红头文件，以及项目文件、标书、验收报告、PPT工作汇报、技术文档、工作交接文档、网络安全整改通知书、整改报告、巡检报告、资产台账、设计图、建设方案、照片等。

怎么管、如何管好是个问题。

从2023年1月份我们建立了资料归档制度，要求每月最后一天进行资料归档。各位工程师将自己当月产生的文档归档至共享网盘。内容包括项目上与厂商互动产生的文档，可以是阶段性文档。即使项目还没结束也应该归档，当月归档当月的文件。如果项目跨月，后面月份则应包含之前的部分，最终项目文档就是一个完整的目录。

除了项目文档，日常开会的照片、会议纪要、计划、表格等输出物也按人按时间进行统一归档。归档文件中不应存放账号、密码等数据，如果厂商的交付物中含这些内容应进行脱敏处理。账号密码应单独管理，不应共享。

以下是按月份归档的示例：

后续文件的索引查找，使用的是 everything 工具文件列表编辑器功能。可以对指定目录进行索引，加快数据查找的效率。

比如查询 PPT 文件：

日常在输出文档时，要求工程师尽量在文件名后带时间后缀，这样不用查看文件属性就可以知道文件产生的日期及版本。同样带日期后缀的文件也可以更好地按时间索引，特别是想查找某个历史时间段的文档时我们很难按年份来区分文件。

每月归档制度可以将文件按月份区分开来，这样在进行工作回顾时也更有依据。基本上可以根据每个月输出的文档来大致了解团队的工作重心及整个科室所发生的事情。

看到会议纪要可以推测出各种会议的时间节点，看到项目文档可以理出项目的具体进度，是方案设计阶段还是实施验收阶段。通过文档的整理发掘可以更清楚地了解到工程师的工作状态和细心程度。在刚开始要求归档时，各位工程师都比较抗拒。因为之前都是每个人自己管理自己的项目文档，数据都存放在个人电脑上。每次让大家提交文档都需要催促，或者迟迟不提交。具体需要提交哪些东西，并没有严格要求。最终统一的提交口径是工作产生的 word 、ppt、excel 都应提交。厂商出具的项目资料也应提交，特别是会议纪要、培训文档、与上级单位互动产生的公文等应及时提交。

当数据统一归档后，产生了数据之后才涉及到文档的归纳、分类和整理。在一开始不要求做整理，只要提交即可。一开始就提出一个很高的要求，这样大家很难做到。就像我们写代码不会一开始就过早优化一样，在有个雏形之后再开始优化。第一步要做的就是要求大家提交，不做过多要求，比如搞很细的分类、很深的目录，只要做到了及时提交即可。

为了区别有人提交，有人不提交，可以按人名进行目录划分。各人管各人的，没提交的就不用建子目录了。针对重复文件有很多工具可以处理，这点也不用担心。

当目录很多，内容很乱时，可以使用 Q-dir、Everything 等文档管理工具进行多目录间的拷贝、切换、索引。以前介绍过这些工具的使用：

我经常和科内的同事们交流，特别是新入职的同事。我说有幸留下了一些十年前的照片和文档，这些都是时间的记忆。做好文件归档，既是对工作的梳理，也是对自己人生的铭记。时间会在每个人的容颜上刻下痕迹，当前就是你状态最好的时刻，越往后越没法看，到时才会感叹还是年轻时长的帅。